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Secrétaire Administratif(ive) (H/F)

RESIDENCE AUTONOMIE LES HEURES CLAIRES · Valenciennes · publiée le 23 octobre 2026 · ouverte depuis moins de 2 jours · CDD · 1 858 € / mois

Les missions

Accueil et communication - Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, de leurs familles et des partenaires. - Identifier les demandes, renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les professionnels compétents. - Recueillir et transmettre les informations nécessaires à la prise en charge. - Assurer la transmission des messages auprès des équipes. Gestion administrative des dossiers - Constituer, mettre à jour et classer les dossiers administratifs des personnes accompagnées. - Vérifier la complétude des dossiers et assurer le suivi des pièces manquantes. - Enregistrer les informations dans les outils informatiques du service. [...]
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Annonce complèteLe Comité des Âges recrute un(e) secrétaire administratif(ve) pour son Service Autonomie à Domicile (SAD mixte). Sous la responsabilité de la direction et de la responsable de service, vous contribuez à la bonne organisation du service en assurant le suivi administratif des prises en charge et en facilitant les échanges entre les professionnels. Vos missions principales Accueil et communication - Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes accompagnées, de leurs familles et des partenaires. - Identifier les demandes, renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les professionnels compétents. - Recueillir et transmettre les informations nécessaires à la prise en charge. - Assurer la transmission des messages auprès des équipes. Gestion administrative des dossiers - Constituer, mettre à jour et classer les dossiers administratifs des personnes accompagnées. - Vérifier la complétude des dossiers et assurer le suivi des pièces manquantes. - Enregistrer les informations dans les outils informatiques du service. - Assurer le suivi administratif des entrées, des modifications et des fins de prise en charge. - Veiller à l'archivage des documents et au respect des règles de confidentialité. Gestion des interventions et des plannings - Participer à la gestion administrative des plannings d'intervention à domicile. - Élaborer les tournées du SSIAD. - Enregistrer les absences, modifications et annulations d'interventions. - Transmettre les changements aux professionnels concernés et alerter le responsable de service en cas de difficulté. Suivi administratif et financier - Participer au suivi des prises en charge et des accords de financement. - Assurer les échanges administratifs avec les organismes financeurs. - Préparer les documents nécessaires au suivi des dossiers. - Transmettre les éléments variables de paie au service des ressources humaines. Suivi de l'activité et missions complémentaires - Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux soins et faciliter la circulation des documents entre les professionnels. - Participer à la préparation des réunions, à la rédaction de courriers et à la mise en forme de comptes rendus. - Contribuer au suivi des tableaux de bord, aux statistiques et aux extractions de données. - Participer à la démarche qualité, à la gestion documentaire et à la préparation des contrôles et évaluations. - Organiser et réaliser des visites à domicile en lien avec l'infirmière coordinatrice. - Réaliser toute autre mission administrative en lien avec les besoins du service et les compétences du poste. Le profil recherché Formation et compétences - Formation en secrétariat, gestion administrative ou diplôme équivalent souhaité. - Maîtrise des outils bureautiques et informatiques. - Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise des techniques de secrétariat. - Capacité à organiser, prioriser et gérer plusieurs demandes simultanément. - Aptitude à assurer le classement, l'archivage et le suivi rigoureux des dossiers. - Une connaissance du fonctionnement des services d'aide et de soins à domicile serait appréciée. Qualités professionnelles - Sens de l'accueil, de l'écoute et du service, rigueur, organisation et réactivité. - Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité, bon relationnel et aptitude au travail en équipe. - Capacité d'adaptation et maîtrise de soi face aux situations difficiles, capacité à identifier les difficultés Conditions du poste : Prise de poste au 1er décembre 2026 - Contrat: CDD 1 mois (renouvelable), temps de travail : 80 %, soit 28 heures par semaine, travail de journée - Particularité : participation à des astreintes - Travail en lien avec la direction, l'équipe administrative, les responsables de secteur, l'infirmière coordinatrice, les intervenants à domicile et les partenaires extérieur - Rémunération: 1 857.94 € Brut

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